Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach zwłaszcza przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania a w efekcie zrealizować założenia projektu terminowo. Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja posiada moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania sprawozdań określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich wykonawców. Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.